В зале совещаний проходят много важных встреч, заседаний, круглых столов, симпозиумов, аудио- и видеоконференций с удаленными участниками. В зале заседаний могут проводиться как мероприятия корпоративного закрытого характера при участии сотрудников организации, так и открытые семинары с приглашенными партнерами, потенциальными клиентами, акционерами, представителями СМИ. Такой зал нужно оборудовать специальной техникой, чтобы все деловые переговоры были успешными. В этом случае используются специальные системы видеконференцсвязи, которые дают возможность общаться с теми людьми, что находятся далеко в других городах и странах.

Зал для видеоконференций должен быть оснащен такой техникой, которая бы обеспечивала те необходимые условия, которые способствуют благоприятной, максимально эффективной коллективной работе с аудио-визуальной информацией. Зал совещаний представляет собой помещение для совместной работы креативной группы, который несет за собой также представительскую функцию. Вы демонстрируете успешность своей компании во время видеоконференции с удаленными абонентами, общаясь с потенциальными клиентами. Здесь важен не только дизайн помещения, но и качественное оборудование, которое создаст эффект присутствия с вашими партнерами по ту сторону экрана. Это сформирует эффектное впечатление о вас и вашей компании. При оснащении зала для видеоконференций стоит обратить внимание на следующее:

Дискуссионные системы. Чтобы звук был качественным во время видеоконференций, профессионалы настаивают на использовании дискуссионных систем. Участник отправляет запрос ведущему, чтобы начать свою речь. Ведущий руководит процессом, отключая или включая микрофонные пульты. 

Возможность видеоконференцсвязи работать с удаленными абонентами. Наличие систем для организации видеоконференцсвязи позволит быть на связи с коллегами. Это необходимо для бизнеса, когда все партнеры находятся на большом расстоянии и должны выступать с докладами, задавать вопросы, решать неотложные задачи. 

Экраны. Чтобы все участники видеоконференции имели возможность видеть инфографику и фотографии, в зале совещания должен быть один большой экран для трансляции презентаций.

Спикерфоны. Во время конференции в помещении может возникать эхо и посторонние шумы. Во избежание таких проблем рекомендуется использовать спикерфоны, способные передавать звук на максимальное расстояние без шумов и помех.